電機學院工程四館會議廳(室)借用辦法
 

一、目的

本辦法依據「國立交通大學國際會議廳管理辦法」 (97.5.23第17次行政會議通過) 修訂實施。為充分使用及完善管理國際會議廳及相關會議室,特訂定本辦法。

二、定義

本辦法所規範之國際會議廳包括「工程四館合勤講堂」(原「國際會議廳」)、「交映樓CPT國際會議廳」及電機學院管理之其他會議室等。(以下簡稱本學院、本講堂、本會議廳、本會議室 等)

三、活動項目

依前條定義之相關場地僅供學術、藝文、慶典、集會、訓練、社團舉辦活動及展覽之用,如屬政治性、宗教性及商業性等相關宣傳與活動,得以專案(備企劃書)申請借用,經學院及校方同意後,方可使用。

四、使用優先順序(依下列優先順序登記使用)

  1. 全校性會議需求。
  2. 本學院大班教學上課需求,如修課人數170人以上之定期排課,需提供修課名單並於學期開始時向課務組申請排課。
  3. 校內單位主辦國際性學術會議或大型學術會議。(以60天前提出申請為原則)
  4. 校內單位主辦之大型研討會或學術活動。(以14天前提出申請為原則)
  5. 校內學生社團舉辦學術研討活動。(以30天前提出申請為原則)
  6. 社團、營隊、各學會等辦理之學生活動。(以30天前提出申請為原則)
  7. 校外單位主辦或公益團體舉辦之學術研討會議經本學院主管核准。(以30天前提出申請為原則)

五、申請流程

依前條各款所定之申請時程檢附活動說明書提出申請,請利用網際網路連至電機學院網站場地租借頁面登記、選取相關需求並列印出「場地借用申請單」,由借用單位負責人簽章後提出申請;經場地管理單位確認批價及本學院一級主管核准後,於活動前7天完成繳費(或繳交保證金)。教職員或學生社團及學生自治組織由各輔導單位代為申請,並加會學務處;校外單位一律由機關團體行文本校申請借用,並副知總務處。

六、費用(採四級收費,收費標準由各一級管理單位自訂,以上午、下午、晚間各4小時為一時段計算,提撥一定比率給學校)

  1. 一級收費:民間企業及工(商)會等團體,以100%計費。
  2. 二級收費:本校企業會員或財團法人單位辦理之未售門票活動,以70%計費。
  3. 三級收費:政府各機關團體、各級學校及民間公益性團體,以50%計費。
  4. 四級收費:本校各系所(單位)、社團、學生自治組織或與校外聯合舉辦之活動。以25%計費。
  5. 本學院各單位或大型課程經本學院一級主管批准免費借用國際會議廳案,得繳交設備器材電費清潔等基本損耗費用每時段NT$600元;遇非上班時間之值班另需依學校規定繳交含勞健保之工讀費用計費(工讀生需由本學院指派)。

七、使用規定

  1. 經同意借用後,如有迫切需要收回自用時,應事先徵得原申請單位同意,始得改期或取消;如取消時無息退還已繳場地費。如遇人力、不可抗拒因素得提出延期或退費之要求,校方不須負任何賠償責任。
  2. 使用場地時,若需使用各項視聽設備,需先向管理人員商借,並經其指導操作,始可使用,費用另計。
  3. 會議廳場地均提供基本設備,為:數位講桌一組、中央單槍投影機含銀幕一組、有線/無線麥克風兩支(領夾或手持自選)、報到桌椅一組,其餘設備請依前條規定額外租用,並請於申請時一併填寫完畢。
  4. 工程四館地下一樓「合勤集思空間」為獨立之公共空間,借用合勤講堂不包含該空間。
  5. 本學院工程四館「第二會議室」目前為 院長專用會議室,恕不外借;借(租)用其他小型會議室需與本學院相關之會議及活動方能借(租)用。
  6. 為避免相互影響及干擾,交映樓「CPT國際會議廳」及「1F室內通廊」若有一方場地借出,另一場地即不再出借不同使用單位。
  7. 僅借用交映樓「CPT國際會議廳」者,活動範圍為大廳門口長廊,請勿跨區進入「1F室內通廊」。
  8. 各場地如需額外佈置,應於申請單註明並徵得同意,活動結束後應負責清理並回復原狀
  9. 各場地場勘以半小時為限;會議前一天內若無其他單位借用,先前佈置以一小時為限,如需超過上述時間請依借用辦法之規定另行增借時段。
  10. 會議廳禁止攜入食物及飲料(不含有蓋可鎖緊之保溫杯),並全面禁煙。
  11. 應維護各種設備愛惜使用,倘有毀損需負責原價賠償。
  12. 已繳納費用因故無法按期舉行者,除天災等不可抗拒之因素,得檢附原繳款收據,申請全額退費外,餘按9成退費;超過二個月仍未辦理退費者,視同放棄。
  13. 若有冒名借用者,除補繳差額費用外,日後並得停止借用或不予折扣。
  14. 各時段基準為:上午08:00~12:00、下午13:00~17:00、晚間18:00~22:00
  15. 各會議廳,借用者應控制時間,避免影響次一時段之借用。
  16. 校外車輛進出校園統一由本校駐警隊管理,請提早向駐警隊辦理會議當日停車收費事宜。(校內分機:50092)
  17. 以上規定若有違反,爾後管理單位得拒絕該單位借用場地及設備。

八、本辦法經電機學院院務會議通過後公佈實施,修正時亦同。

附錄:

一、各會議廳(室)現有基本設備及數量一覽表:

二、各會議廳(室)可額外租用設備及數量一覽表:



電機學院會議室使用注意事項
 
  1. 電機學院會議室(以下簡稱本院會議室)目前共分:

    • 第一會議室(ED528)可容納約60人:
      備有橢圓會議桌椅、會議麥克風系統、活動白板、電動投影幕。
    • 第二會議室(ED209)可容納約30人:
      備有U型會議桌椅、會議麥克風系統、活動白板、手動投影幕、一般及單槍投影機。
    • 第三會議室(ED310)可容納約10人:
      備有橢圓會議桌椅、隱藏式白板、電動投影幕。

  2. 本院會議室可支援「本院各單位」及「本校各單位與本院相關會議」使用。惟「本院各單位」借用本院會議室,需於各單位之會議室、研討室不敷使用或會議人數過多而無法容納時,本院會議室方得支援使用。

  3. 借用本院會議室請先至本院網站查詢欲借用之場地、時段是否無其他單位借用,確認後再下載「場地借用申請單」填寫,並由單位主管核章。完成核章之「場地借用申請單」必須於借用時間一週前送達本院,由本院審核借用與否。

  4. 本院第二會議室(ED209)為本院 院長、副院長及本院辦公室專用會議室,雖開放各單位登記借用,但若本院 院長、副院長及院辦公室有臨時會議或賓客來訪需使用時,得排除其他各單位已登記之借用。

  5. 本院會議室不對校外單位開放借用。


電機學院西向廣場借用注意事項
 
  1. 電機學院工程四館西向廣場(以下簡稱本院工四西向廣場)為緊鄰工程四館西側之半圓形廣場,並含南北兩側之方型廣場。

  2. 借用本院工四西向廣場,無論作何用途,使用完畢皆需恢復原狀,必要時必須清洗地面,場地不得打釘、挖洞、染色上漆等破壞性之行為。使用完畢需請管理員檢查後方完成借用程序。

  3. 本院工四西向廣場開放本校各單位免費借用,借用本院工四西向廣場請先至本院網站查詢欲借用之場地、時段是否無其他單位借用,確認後,再下載「場地借用申請單」填寫,系所單位或系學會等單位由單位主管核章,社團需由課外活動組核章。

  4. 完成核章之「場地借用申請單」必須於借用時間一週前送達本院,本院將依據借用單位以往借用場地之使用紀錄及復原(清潔)情況來決定借用與否,若經管理員認定有不良紀錄者將不予借用。

  5. 借用本院工四西向廣場,若需夜間開燈者,每時段(4hr)酌收新台幣伍佰元場地費,用以補貼電費支出。


奈米中心會議室借用注意事項
 

  奈米中心目前有 2 間會議室可供借用。相關借用說明及收費如下:

固態大樓(奈米中心)
213會議室(35人)
固態大樓(奈米中心)
202B會議室(8人)
週一至週五場地費 500元/時 500元/時
週一至週五設備使用費 500元/時
投影布幕 1 個
單槍投影機 1 台
電腦 1 台


以上事項於中華民國 104 年 11 月 5 日起實施